集中力高め生産性を上げる時間管理術

  • 公開日:2018/08/24
  • 更新日:2018/10/19
  • 投稿者:n bit

フリーランスの中でも次々と仕事をこなし多くの成果を残していく人とそうでない人がいます。この差をうむ大きな原因の1つは時間の使い方です。

他人の手によって管理されることがないフリーランスは時間を全て自分で自由に決めて使うことができます。これは時としてメリットでもあり、集中力や生産性といった面にとってはデメリットにもなりえるのです。

電話やメールの通知によって集中が途切れる、気がつくとメディアサイトやSNSなどをチェックしている、思いつきの作業に手を出してしまい今やるべき作業が終わっていないなどの経験がありませんか?

よくこのような状況に陥ってしまっている人にオススメの時間管理術が「ポモドーロ・テクニック」。

ポモドーロ・テクニックはとてもシンプルな方法で集中力を高め大きな成果を残すことができる優れた時間管理術です。身につけて自分のワークスタイルの中に落とし込むことで次々と成果を上げるフリーランスへと変貌できます。

今回はポモドーロ・テクニックを中心とした実践的な時間管理術を今日からでもすぐに落とし込みできる様自動化させるアプリケーションとその使い方も交えて紹介します。

  • 効率化

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自分を管理するポモドーロ・テクニック

ポモドーロ・テクニックの基本的な解説と、具体的に落とし込むためのコツやお勧めのアプリケーションなどを紹介していきます。

ポモドーロ・テクニックとは

ポモドーロ・テクニックとは25分間と言う短い作業時間と5分間の休憩を機械的に繰り返すことで集中力を高い状態で持続させ作業効率や生産性を上げると言う時間管理による集中力向上のテクニックです。

1回あたりの作業時間を人が集中しやすい短い時間で設定することで高い集中力を発揮させ、5分間の休憩を挟むことで次の25分間もまた高い集中力を持続させることができます。

ポモドーロ・テクニックは1990年代の初めにイタリアの起業家で作家でもあるフランチェスコ・シリロによって考案されました。ポモドーロと言う言葉はイタリア語でトマトを指しており、フランチェスコ・シリロがポモドーロ・テクニックを使うときに愛用していたトマト型のキッチンタイマーが由来です。

ポモドーロ・テクニックのルール

ポモドーロ・テクニックのルール自体はとても単純で25分間の作業時間と5分間の休憩時間を足して1ポモドーロと換算し、4ポモドーロ(25分間の作業+5分間の休憩を×4回)経過するごとに30分間の長期休憩をとります。

後はこれを繰り返していくだけです。非常にシンプルなルールですね。

  • 1ポモドーロ:作業(25分)+休憩(5分)
  • 4ポモドーロ経過したら長期休息(30分)

ポモドーロ・テクニックの効果

ポモドーロ・テクニックをこの後で紹介する『フリーランス向き ポモドーロ・テクニックを使って集中力を高め生産性を上げる5つのポイント』と組み合わせて実践することで得られる効果はいくつかあります。

いつも集中力が高い状態で仕事ができる

ポモドーロ・テクニックの最大のメリットそれは高い集中力を保てることです。人間が集中しやすい時間で作業させ短い休憩を挟むことで集中力の低下を防止します。

大抵の場合自分の集中力をピークの状態で保ち続ける事は簡単ではありません。それをこのような簡単なルールで改善してくれるこのテクニックのメリットはとても大きいと言えるでしょう。

休憩時間を機械的に設けられる

休憩時間を機械的に取ることはフリーランスにとってメリットがあります。タバコなどを吸う人は別ですが、そうでない人はいつ休憩をとれば良いのかよくわからなかった経験はありませんか?

多くの人はほとんど休憩を取ることなく作業に没頭し続けています。これはポモドーロ・テクニックからもわかるように長く作業している割に集中力が高く保てていないため作業効率や生産性は低いのです。

ポモドーロ・テクニックによって機械的に作業時間を管理することでこのような状態を回避でき生産性を高めることができます。

具体的な目標計画が立てやすくなる

ポモドーロ・テクニックを導入することで25分間+5分間1ポモドーロと言うとてもわかりやすい単位によって機械的に管理されることになります。

逆に言い換えれば1ポモドーロ単位で各作業内容の計画目標を組み立てますので計画も作りやすく全体も把握しやすいです。

儲けを生み出すための力が養える

慣れてくると1ポモドーロでコストがいくらと言う計算が頭の中で簡単にできるようになりますので作業時間に対する費用対効果の判断もすぐに行えます。

これは正しいコスト計算を行えることになり売り上げからしっかりと儲けを出し黒字経営を行うことにもつながっていくのです。

自分の適正な作業時間を見積もり易くなる

プロジェクト全体を何ポモドーロで終わらすかの計画が立っていれば、各ポモドーロ毎に作業内容の何%を終了させるかといった判断もつきやすくなります。25分間単位で進捗状況が把握できるため自分の作業スピードは適切な速度で行えているのか、また、自分が想定していた作業時間は正しく見積もれていたのかなどの判断が早く行えるのです。

自分が目標としている作業の進捗状況が各ポモドーロ毎にうまく捗っていなければ仕事のやり方を修正・改善に着手し、うまく進んでいれば計画通りにこなせている手ごたえを感じモチベーションアップにもつながります。

自分の作業方法を改善する癖がつく

25分以内の作業目標達成を強く意識することがまず重要ですが、それでも達成できなかった場合は5分間の休憩の間に次の25分間でいかにやり方を修正して達成するかと言うアイディアを出す癖がつきます。

仕事のやり方の改善方法やそのアイディアは日々このように考えることで様々なところにアンテナが立ち解決の引き出しが増えだんだんと出やすくなるものです。ポモドーロ・テクニックを継続的に実践していくことで自然とこのような癖がつくようになります。

このようにポモドーロ・テクニックは極めてシンプルなルールですがこのテクニックを中心として時間管理の基本と組み合わせることで極めて有効な集中力と生産性を高める時間管理術となるのです。

フリーランス向き ポモドーロ・テクニックを使って集中力を高め生産性を上げる5つのポイント

ポモドーロ・テクニック実践時にあわせて行うべき集中力を高めるための基本的な時間の使い方を紹介します。この基本的な時間の使い方を理解できていなければいくらポモドーロ・テクニックなどの有効手段を導入してもうまくいきません。

どんなに良い道具や方法論を用意してもそれを使いこなせるだけのベースが整っていなければどのようなものもうまくいきませんよね。時間の管理術もこれと同じです。何事もまず基礎があってこそ!

また、学校や企業といった組織の中ではうまくいっていた時間管理がフリーランスになってうまくいかなくなったと言う人もいます。これは組織の中で全体作業の中の1部を行う時間管理法と1人で全体作業を行うときの時間管理法に多少違いがあるためです。長く組織内でパフォーマンスを発揮する方法に慣れてしまっている人はフリーランスになった時にどうもうまく歯車が噛み合わず時間を無駄にしています。

そこで、ここではフリーランス向きの集中力を高め生産性を上げるためのポイントを紹介します。時間管理の基本は次の5つです。

  • ①:自分の時間の使い方を把握しておく
  • ②:作業には必ず使用可能な時間枠を決める
  • ③:作業時間は受動的ではく能動的に使う
  • ④:時間計画は機械的に管理する
  • ⑤:余白時間を用意する

5つのポイントを1つずつ詳しく解説していきます。

①:自分の時間の使い方を把握しておく

まず最も大事なのは現在の自分の時間の使い方を詳細に把握することです。毎日漠然と時間を使っている人は昨日は〇時間ぐらい仕事をしたかな、このプロジェクトを終わらすのに多分〇日ぐらい使っただろうか、といった感じであやふやにしか把握できていません。

これでは自分が時間をうまく効率的に使えているのか、自分が集中力を高く保ち作業スピードを早くできているのかといった判断を下すことができないのです。これでは改善のしようがありませんね。

どのような物事でも改善するためにはまず現状を数値で視覚化して把握する必要があります。数値化することで比較や検証を行うこともできますし、合算して合計時間などを求めるのも容易になります。とにかくまずは記録すること。これから全てが始まります。

自分の時間の使い方を記録する方法

記録するときは3つの項目に分けて記録するのがオススメです。

  • 1つ目はクライアント名
  • 2つ目はプロジェクト名
  • 3つ目は作業内容

このように記録しておく事で自分の時間の使い方を後々分析するのも簡単になり、各プロジェクトに自分の時間をどれぐらい投下したのかを集計するのも容易になります。

ポイントは作業内容の記録を詳細にこだわりすぎないことです。大事なのは厳密に記録することではなく把握できる範囲で記録しそれを継続すること

記録の継続は一つ一つの作業を忘れず記録していくしかないのですが、実際にExcelやGoogleカレンダー使って自分の作業を記録してみるとわかりますが結構大変で長続きしません。うまく長続きさせるには記録ツール選びも重要になりますので後で紹介しますね。

②:作業には必ず使用可能な時間枠を決める

現状の時間の使い方を把握できれば次に行うのはそれぞれの作業に対して使用可能な時間枠を定めることです。記録した自分の作業履歴を確認すると見えてきますが、自分が頭の中で把握していたよりも多く時間を使っていることがほとんどだと思います。思っていたよりも自分の作業ペースが遅い!

この根本的な原因は漠然と作業を始め、作業完了時に初めて時間枠が確定しているためです。通常の時間管理法はこれとは全く逆のものになります。Aと言う作業があれば先にA作業を終了させるための利用可能時間枠が決定され、その枠内でどうやって終わらすかの戦略と時間配分を考えるのが正しい思考順序です。

使用可能な時間枠の目安

今までそのような思考を行ってきてなかった人はいきなり使用可能な時間枠を決めてくださいと言われても作業時間がどれぐらいかかるのか見当がつかない、やってみないと終わりが分からないといった思いに至るでしょう。

まずは自分の過去の作業履歴を集計し確認してください。そこからそれぞれの作業に自分が費やしている平均時間をチェックしましょう。それがまず1つの目安時間となります。次にこの目安の時間がそもそもそのプロジェクトに対して適正なコストとなっているのかを確認しましょう。

適正なコストとなっているかを確認する方法

適正なコストとなっているかを確認する方法はプロジェクトに費やした合計時間に自分の最低時間単価を掛け合わせ、そのプロジェクトの売り上げから差し引いてみてください。一体いくら残ったでしょうか?

Note

自分の最低時間単価(最低時給)

自分の最低時間単価には販売管理費や儲け分が比率で含まれていますのでここでは作業時間とコスト外注費だけを考えれば大丈夫です。最低時間単価の目安は職種にもよりますが最低でも4,000から5,000円以上になってくるでしょう。

1度も計算をしたことがない方は下記ページの『最低時給を知る』の項目を参考にして計算してみると良いでしょう。様々なことを単純化して計算できますので知っておくことでいろいろな判断がしやすくなりますよ。

残った金額から仕入れコストや外注費、販売管理費等を差し引いてください。差し引けるだけの余力がない場合はそもそも日常的に赤字の仕事をしているということです。

マイナスにならず残金がゼロまたはプラスになった場合は適正なコストで仕事ができています。

適正なコストとなっていなかった場合の対処方法

ホームページの趣旨とは少し違いますので簡易にではありますが適正なコストとなっていなかった場合の対処方法を紹介しておきます。

まず最終の赤字額が小額の場合は作業ミスの改善や単純に作業スピードを少し上げるだけでも改善できてしまうでしょう。問題は大幅に赤字が出ている場合です。

これは基本的には単価設定が間違えているケースがほとんどです。そもそも売り上げ見積もりがおかしいので赤字にならない額まで単価設定を引き上げるようにしましょう。

前者の場合はこの記事によって解決することができますが、後者の場合は時間管理術以前の問題となりますので早めに改善しておきましょう。

使用可能な時間枠の決定

適正なコストに収まったあなたの作業目安時間を把握できた場合はこれから行うプロジェクトの使用可能な時間枠を実際に決定していきます。

まずはプロジェクト全体の見積もり売り上げ額から仕入れコストと外注費を差し引きます。

  • プロジェクト全体の見積もり売り上げ額 -(仕入れコスト + 外注費)= 残額(≒粗利)

残額(≒粗利)をあなたの最低時間単価で割ることで求めた値がプロジェクト全体に使える時間枠です。

  • 残額(≒粗利)÷ 最低時間単価 = プロジェクト全体に使える時間枠

全体の時間枠を各作業に割り振ってください。あなたが各作業ごとに最大限使うことができる使用可能な時間枠となります。時間枠を実作業時間が超えるとそのプロジェクトの儲けが圧縮されるか最悪の場合赤字になりますので枠を超えないように調整しましょう。

このように作業に対する時間枠はとにかく決めれば良いと言うものではありません。必ず限られた適切な時間枠がありますのでその中で各作業に分配し作業内容ごとに決定していきましょう。

③:作業時間は受動的ではく能動的に使う

時間枠が決定されれば後はその時間内で作業進めていくことになります。作業進めていくときにポイントとなるのはその時間を受動的に使うのではなく能動的に使うと言うことです。

多くの場合時間は受動的に使われています。つまり、相手や外部からのアクションに対して反応しそこに時間を投下してしまっているということです。

電話が鳴ればどのようなタイミングにかかわらず電話を取り対応する。メールの受信通知が上がればメーラーを開メール内容を確認する。SNSや新着記事の通知等が上がれば開いてしまう。このような経験はありませんでしょうか?

これらは全て受動的な時間の使い方です。

能動的な時間の使い方の場合、電話が鳴っても決められた作業時間の枠内の場合は電話に出ません。そしてメールの受信通知やSNS新着記事等の通知はそもそも上がらないようにしておきます。自分が反応してしまうような外部からのアクションは全てシャットアウトするのです。

電話はどうしても緊急の場合がありますので通知を完全に消すと言うまでは難しいですが、多くの電話は緊急性のある内容を持ったものではありません。あなたが電話をかけることができる時間帯に折り返すことで充分なのです。よほど緊急性を持った電話の場合は何度もコールが入ります。相手は大した用事でもないのに何度もコールするような人間性でない限りはそれで十分判断できます。

パソコンやスマートフォンに上がってくる通知はすべて個別に設定することができますので、よほど重要な通知でない限りはすべて通知を切っておきましょう。基本的には休憩時間に対応するかもしくは対応するための時間枠を事前に設けておきます。

そして計画的に決めた時間枠の間は自分がやると決めた作業に対してのみ使うようにしてください。

④:時間計画は機械的に管理する

作業時間の時間枠は一定の時間単位ごとに分割して決定します。ポモドーロ・テクニックの1ポモドーロ4セットルールです。例えば4時間の作業であれば4ポモドーロに分けて管理するといった感じですね。

1単位ことで定めた時間計画は機械的に管理することが重要です。学校の授業などをイメージすると分かりやすいでしょう。50分授業を進めたら10分休憩といった感じで機械的に繰り返されて行きますよね。あれと同じです。

フリーランスは他人に時間を管理されていないためどうしてもズルズルと作業行ってしまいがち。しかしそれは集中力の低下を招き、また計画性がなく期限のない時間の使い方をしてしまう典型例です。

組織であればタイムカード等による勤怠管理やプロジェクトマネージャー等がいて進捗状況を確認しながら尻を叩いてくれるような人がいますが、フリーランスは1人で行っているためそうは行きません。

フリーランスが1人で管理する場合に自分で臨機応変に対応しようとするとどうしても甘えが出るため、外部から機械的に管理してもらうのがベストアプリケーションなどを利用し規定の時間が来たらアラートを鳴らし必ず切り替えるといった方法をとって下さい。

⑤:余白時間を用意する

計画を組むときに意外と忘れられがちなのが余白時間を用意することです。外部からのアクションをシャットアウトして能動的に行動したとしても、根本的に外部のアクションがなくなるわけではありません。必ずこのようなイレギュラーに利用するための時間が必要となるのです。

こちらも過去の自分の作業履歴から1日にどれぐらいイレギュラーに対応できる余白時間を用意しておけば良いか平均値を求め計画の時点で設けるようにしましょう。少し多めに取っておくことがポイントです。時間が余ってしまえばあなた自身の学習や遅れている作業など他のことに時間を使えば良いだけなので。

5つのポイント一つ一つ詳しく解説付きしてきましたが要約すると大事なのは

  • まず記録し現状を知り数値の入った具体的で整合の取れた計画目標作り機械的に管理すること

こうやって見ると何の事は無い当たり前の事ばかりですね。時間管理の基本ですから当然そうなります。問題はこれを具体的に継続しやすい形で自分に落とし込むことです。

次のセクション以降ではそれについて解説していきます。

ポモドーロ・テクニックの活用と継続に大事なこと

ポモドーロ・テクニックをうまく活用していくコツは各ポモドーロごとに算出れている作業の達成目標を終わらせようと強く意識することです。

締め切り間際になると誰もが驚くような力を発揮し、また何とか間に合わせようと色々とアイディアを考え改善するものです。各ポモドーロ単位で達成目標をクリアしようと強く意識することでこの効果の恩恵を受けることができます。

そしてこれら全てのテクニックを出来る限り少ないアプリケーションで機械的に行うと言うことです。複数のアプリケーションを使えば使うほどより高度なことも行うことができるでしょう。しかし継続させるためには出来る限り単純化させそして手間がかからないようにしておくことが重要です。

また、PCやスマートフォンでも連携利用できるアプリケーションにしておくことでワークする場所が急遽変更になったとしてもこのテクニックを継続することができます。

私がこれらのテクニックを実際に実践している中で長年愛用している便利なアプリケーションを紹介します。

ポモドーロ・テクニックを自動化するおすすめアプリ

私が最もお勧めするアプリケーションは『Toggl』です。ポモドーロ・テクニックを使いながら自分の時間を管理してくれ、また自分の時間の使い方も一目で把握することができます。

対応しているデバイスはウィンドウズPC、Mac PC、アンドロイド、iOS (iPhone)と様々なデバイスに標準で対応。ログインしておけば各デバイスの記録内容も自動で連携してくれるので大変便利です。

クライアント名、プロジェクト名、作業内容を記録することができ集計や集計結果のグラフ化は自動で行ってくれます。

過去に何度か行っているような作業内容であればボタン1つで記録でき、初めて行う作業内容であっても1分以内に記録をスタートすることが可能です。

25分間の作業と5分間の休憩の切り替えは自動で行ってくれ、その都度アラートも鳴らしてくれます。

料金形態は有料プランもあるのですがフリーランスが1人で使う分には無料プランで十分に役割を果たしてくれます。

ポモドーロテクニック Toggl 集計結果

ポモドーロ・テクニックをTogglで使うための設定変更

使い始めの段階ではポモドーロ・テクニックに関する設定が行われていませんので、ここではポモドーロ・テクニックを実行するための設定内容だけ説明しておきます。

変更する設定は二箇所だけで設定画面を開き『General』タブの中にあるPomodoro timerとPomodoro breakにそれぞれ『20』と『5』を設定してチェックを入れておいてください。

ポモドーロテクニック Toggl 設定変更内容

変更する設定内容はこれだけです。この変更により作業を記録し始めてから1ポモドーロ目の作業記録開始から25分間経つとアラートが鳴り自動的に休憩時間の記録へと切り替わります。休憩時間の記録開始から5分間経つとアラートが鳴り自動的に1ポモドーロ目のすべての記録が終了です。

2ポモドーロ目を開始するときには手動で次の作業内容を選び記録開始ボタンを押してください。これで自動的に次の記録が開始されます。

今日のdot

Togglはとても優れたアプリケーションで、記録作業は簡単で負担になる事はありません。またタイマーの切り替えなども自動で行ってくれるため機械的に自分を外部から管理することが可能です。

デバイス等には柔軟に対応してくれ集計結果のグラフなども見やすく設計されています。過去に私も様々なアプリケーションを試しましたが長年使っていく中で最終的にこれ1つに統合されました。

フリーランスがポモドーロ・テクニックを自分の仕事の中で実践的に落とし込むのに必要な機能はほぼ全て含まれています。徹底的に活用することで自分の集中力を常に高く保ち効率性や生産性を上げ大きな成果を残すのに役立てましょう。

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